Faktoren eines guten Managementsystems. Die wesentlichen Faktoren eines guten Managementsystems sind: 1. Gute Organisation 2. Zielgerichtete Information 3. Ganzheitliche Führung 4. Systematische Verbesserung 5. Gute Struktur und Dokumentation. Knackpunkte bei der Umsetzung eines prozeßintegrierten Managementsystems. Folgende Knackpunkte haben sich bei der Einführung eines prozeßintegrierten Managementsystems herauskristallisiert: Schritt: Projekt auflegen. Problem: Von dem Projekt sind verschieden Funktionen, wie Organisationsentwicklung, Linienverantwortliche, Beauftragte für QUS betroffen. Oftmals ist eine Einigung der Betroffenen auf gemeinsames Projektziel und/oder über die Kostenverteilung nicht möglich. Lösung: Die Geschäftsleitung von Beginn an einbeziehen. Gemeinsame übergeordnete Ziele festlegen, Ziele gemeinsam priorisieren. Problem: Der Umfang der Aufgabe schreckt die Betroffenen ab. Lösung: Zunächst auf eine Groberfassung der Prozesse und eine Zuordnung von Aufgaben zu diesen Grobprozessen beschränken. Die Prozesse auf der Grundlage der Prozeßbewertung priorisieren und zunächst die Prozesse mit höchster Priorität bearbeiten. Die Projektbearbeitung dezentralisieren. Schritt: Projekt planen. Problem: Teilziele (Meilensteine) werden zu Beginn des Projektes nicht klar benannt, Verantwortlichkeiten nicht eindeutig festgelegt und Ressourcen falsch eingeschätzt. Es wird keine laufende Projektsteuerung installiert. Lösung: Meilensteinplan erstellen, von den Verantwortlichen Verpflichtung auf Projektziel einfordern, einen Projektleiter benennen. Schritt: Prozesse aufnehmen. Problem: Verzetteln bei der Prozeßaufnahme durch zu detaillierte Aufnahme oder Bearbeitung von zu vielen Prozessen gleichzeitig. Es herrscht bei den Beteiligten ein unterschiedliches Verständnis darüber, was unter einem Prozeß zu verstehen ist. Lösung: Klare Zieldefinition, Vorgehen an Pilotprozeß erproben und dokumentieren, einheitliches Prozeßverständnis schaffen. Schritt: Aufgaben zu Prozessen zuordnen. Problem: Es erfolgt nur eine Zuordnung der bestehenden Anweisungen zu den Prozessen, keine Integration von Aufgaben in Kernprozesse. Lösung: Sukzessive Auflösung bestehender Anweisungen, Integration möglichst vieler Aufgaben in Prozesse als eigenen Prozeßschritt oder Teil eines Prozeßschritts, Zusammenführung nicht integrierbarer Aufgaben zu Unterstützungsprozessen. Schritt: Kommunikation organisieren Problem: Die formelle Kommunikation endet vor der Meisterebene, gruppenübergreifende Kommunikation findet nicht statt, kommunikative Fähigkeiten sind unzureichend ausgebildet. Lösung: Durchgängige Kommunikationsstruktur bis in die Gruppe schaffen, Gremien zur gruppenübergreifenden Kommunikation einrichten, Kommunikationsfähigkeit gezielt schulen. Schritt: Informationsfluß sichern. Problem: Relevante Informationen gelangen nicht, zu spät oder in ungeeigneter Form (z.B. in unübersichtlichen Handbüchern, Zahlenlisten) zum Mitarbeiter. Lösung: Stärkere Visualisierung der Daten, Bereitstellung von Prozeßhandbücher bzw. von Informationen über den Prozeß, die Ziele und allgemeine Entwicklungen z.B. im Intranet. Informationen auf Bedürfnisse der Mitarbeiter zuschneiden.
